Privacyverklaring

van Entecst Technical Communication en Entecst BV Versie 1.0 - oktober 2018

Om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben we deze privacyverklaring opgesteld. De verklaring omschrijft in 7 vragen met antwoorden hoe wij binnen Entecst omgaan met persoonsgegevens.

1. Wie zijn wij?

Entecst is een bedrijf dat technische teksten, publicaties en vertalingen maakt. We zijn opgericht in 2003, gevestigd in Eindhoven en onder de volgende nummers ingeschreven bij de Kamer van Koophandel:

  • Entecst Technical Communication: 17.158.428
  • Entecst BV: 53.911.954

 

2. Welke persoonsgegevens houden wij bij?

Van klanten, leveranciers en overige relaties:

  • Naam, adres en webadres van bedrijven.
  • Naam, functie, e-mailadres(sen) en telefoonnummer(s) van contactpersonen bij bedrijven.

 

3. Wat doen we met de persoonsgegevens?

  • Communiceren en contact onderhouden.
  • Factureren.
  • Opdrachten en de acquisitie daarvan administreren.

 

4. Wie beheert de persoonsgegevens?

  • De directeur/eigenaar van Entecst.
  • Eventuele andere werknemers van Entecst, in opdracht en onder toezicht van de directeur/eigenaar.

 

5. Wie kan de persoonsgegevens inzien en gebruiken?

  • De directeur/eigenaar van Entecst.
  • Eventuele andere werknemers van Entecst, in opdracht en onder toezicht van de directeur/eigenaar.

 

6. Hoe beschermen de beheerders de persoonsgegevens?

Wij beheren persoonsgegevens volgens de onderstaande richtlijnen. De directeur/eigenaar wijst eventuele andere beheerders op deze richtlijnen en ziet toe op de hantering hiervan.

Persoonsgegevens op papier:

  • bewaren we op een passende locatie die alleen voor beheerders toegankelijk is.

 

Digitale persoonsgegevens op een medium van Entecst (zoals pc of laptop):

  • Het medium beveiligen we met een wachtwoord dat alleen de beheerders kennen.
  • We nemen gangbare maatregelen om besmetting of overname te voorkomen, zoals moderne software met reguliere updates en antivirus-software.
  • We zijn alert op verdachte e-mails en gaan daar voorzichtig mee om.
  • Eventuele back-ups bewaren we op een passende en niet voor anderen toegankelijke locatie.
  • Niemand kopieert de persoonsgegevens (behalve als back-up) op andere media, zoals usb-sticks.

 

Digitale persoonsgegevens in een online omgeving (zoals internetbankieren of een back-uplocatie in de cloud):

  • We gebruiken alleen vertrouwde omgevingen, waarvan verondersteld mag worden dat deze afdoende beveiligd zijn.
  • Bij twijfel over de veiligheid winnen we nadere informatie in.

 

Alle persoonsgegevens:

  • gebruiken we alleen binnen en ten behoeve van Entecst;
  • stellen we niet (al dan niet tegen vergoeding) ter beschikking van derden.

 

Bij verlies of diefstal van persoonsgegevens:

  • brengen we zo snel mogelijk de betrokkenen op de hoogte;
  • informeren we de Autoriteit Persoonsgegevens (AP);
  • nemen we passende maatregelen om de schade te beperken en herhaling tegen te gaan.

 

7. Welke rechten hebben degenen van wie we persoonsgegevens bijhouden?

Het recht op:

  • informatie (inzage) welke gegevens wij van hem/haar gebruiken en waarvoor we dat doen;
  • rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
  • bezwaar (onder voorwaarden) tegen gebruik van bepaalde gegevens (beperking van het gebruik);
  • dataportabiliteit (ons opdragen om zijn/haar gegevens toch aan een derde door te geven);
  • vergetelheid (ons opdragen om al zijn/haar gegevens te wissen).

 

Klachten
Wie klachten heeft over hoe we met zijn/haar persoonsgegevens omgaan, kan hiermee terecht bij directeur/eigenaar van Entecst. We proberen dan in overleg tot een zo goed mogelijke oplossing te komen. Los daarvan heeft iedereen het recht om een privacyklacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).