Instructies beschrijven hoe je iets doet. Bijvoorbeeld in werkinstructies voor technici op de werkvloer en in handleidingen voor wie machines bedient of repareert. Hoe zorg je ervoor dat instructies die je opstelt zo goed mogelijk opleveren wat de bedoeling is? Geef je instructies in ieder geval de volgende kenmerken mee:
Instrueer echt
Instructies zijn opdrachten, dus gebruik gebiedende wijs. Dat is het meest eenduidig over wat er moet gebeuren.
Dus niet: “Deze schroef zou losgedraaid moeten worden.” Wie moet dit doen? De lezer of toch iemand anders?
Voorkom twijfel en schrijf: “Draai deze schroef los.”
In chronologische volgorde
Zet instructies in de volgorde waarin ze uitgevoerd moeten worden. Zonder ‘lussen’ terug in de tijd.
Dus niet: “Schuif de unit naar buiten nadat je zijn kabels losgemaakt hebt.” Een haastige lezer doet misschien het eerste deel voordat hij het tweede deel gelezen heeft.
Speel op safe en schrijf:
1) Maak de kabels van de unit los.
2) Schuif de unit naar buiten.
Afbeeldingen erbij
Een goed beeld verduidelijkt de situatie en zegt soms meer dan 100 woorden. Zet dus heldere afbeeldingen bij de instructies, en geef met nummers de stappen of onderdelen aan.
Simpele woorden
Zeg niet moeilijk wat ook makkelijk kan. De lezer is aan het werk en niet ingesteld op het ontleden van zwierig proza. Instrueer compact en simpel.
Dus niet: “Voorzie de behuizing vervolgens van een sticker.”
Maar wel: “Plak een sticker op de behuizing.”
Geen lange zinnen
Maak zinnen niet te lang. Na zo’n 20 woorden raakt een lezer het spoor bijster. Splits de instructie dan liever in 2 zinnen: de eigenlijke instructie en een toelichting.
Eén instructie tegelijk
Geef niet meerdere instructies in 1 stap, behalve als het gelijktijdig moet gebeuren.
Dus niet: “Plaats de zender in zijn houder, zet hem vast met de 4 schroeven, en sluit de vier zwarte kabels erop aan.”
Maar wel:
1) Plaats de zender in zijn houder.
2) Zet de zender vast met de 4 schroeven.
3) Sluit de vier zwarte kabels aan op de zender.
Wat bijvoorbeeld wel kan, omdat het gelijktijdig moet:
“Draai de schroeven vast terwijl je de beugel in positie houdt.”
Specifiek verwijzen
Gebruik geen verwijzingen als ‘deze’, ‘die’, ‘hij’ of ‘hem’. Dit laat vaak in het midden wat precies de bedoeling is. Ingewijden weten dat wel. Maar voor wie minder bekend is met de materie ontstaat gemakkelijk een misverstand.
Dus niet: “Zet de doos naast de afvalbak en controleer of deze leeg is.” Moet de doos leeg zijn of de afvalbak?
Benoem de onderdelen altijd, en schrijf dus:
1) Zet de doos naast de afvalbak.
2) Controleer of de doos leeg is.
Consequente termen
Benoem je eenmaal een bepaald onderdeel, houd die benaming dan consequent vol.
Dus niet “laserzendeenheid”, daarna “laserzendunit”, en verderop “laserzender”. De lezer gaat dan twijfelen of je wel hetzelfde bedoelt. En twijfels wil je vermijden in instructies, want die kosten tijd en kunnen leiden tot fouten.
Correcte taal
Een open deur is dat je spelling en grammatica in orde moeten zijn. ‘Ze begrijpen toch wel wat er staat’ is vaak het verweer om taalfouten te vergoelijken. Dat hoop je dan, maar afwijkende taal leidt de aandacht van de lezer af. En er kunnen misverstanden door ontstaan.
Over correcte taal en veelgemaakte taalfouten is online veel informatie te vinden. Of laat anders iemand met kennis van zaken de instructie doorlezen.
Eén beheerder
Vaak zijn meerdere mensen betrokken bij de inhoud van werkinstructies of handleidingen. Diverse mensen sleutelen aan het concept voor hun goedkeuring, of iemand maakt een nieuwe versie met aanpassingen. Dan sluipen er vaak fouten in, zoals:
- Een al gegeven instructie wordt even later nog eens herhaald.
- Een zin is aangepast maar bevat daardoor taalfouten.
- De aangepaste instructies kloppen niet meer met de nummers in een afbeelding.
Natuurlijk zijn instructies ‘levend’ materiaal dat soms aangepast moet worden. Maar laat bij voorkeur de oorspronkelijke schrijver de wijzigingen aanbrengen. Die overziet het geheel en kan dus het beste de kwaliteit van de instructies bewaken.